Van losse documenten naar bruikbare informatie.

AI herkent het type document en haalt de velden eruit die je nodig hebt. Jouw eigen validatieregels zorgen dat alleen betrouwbare gegevens worden doorgezet.

Bespreek jouw documentproces Bekijk een voorbeeldscenario
Inkomende factuurVoorbeeldscenario
Factuur

Nr. 2026-0418

12-10-2026

Leverancier: ?

Geëxtraheerd

Factuurnummer
2026-0418
Factuurdatum
12-10-2026
Leverancier (onzeker)
Naar controle
Controlepunt: menselijke goedkeuring bij afwijkingen.
Bureau met rekenmachine, notitieblok, potlood en paperassen

Waardevolle informatie, vast in pdf’s.

Facturen, formulieren en offertes bevatten belangrijke gegevens, maar het handmatig openen, lezen en overnemen kost veel tijd en levert tikfouten op.

Herkennen, uitlezen, controleren.

AI herkent documenttypen en haalt relevante velden eruit. Bedrijfsspecifieke validatieregels en controles helpen om gegevens betrouwbaar door te zetten naar je administratie of systeem.

Vier stappen per document

  1. Classificeren

    Is dit een factuur, order, formulier of offerte?

  2. Extraheren

    De velden die jij nodig hebt, zoals datum, bedrag of nummer.

  3. Valideren

    Toetsen aan jouw regels: klopt het totaal, bestaat de leverancier?

  4. Exporteren

    Gestructureerd door naar je administratie of systeem.

Geschikte documenten:

  • Inkoopfacturen
  • Orderbevestigingen
  • Aanvraagformulieren
  • Offertes
  • Werkbonnen
ControlewachtrijVoorbeeldscenario
  • factuur_0418.pdfLeverancier niet herkend
  • factuur_0421.pdfTotaal wijkt af van regels

Een servicebedrijf met binnenkomende facturen.

Uit binnenkomende documenten worden factuurdatum, leveranciersnaam en factuurnummer verzameld. Bij onduidelijkheden blijft de verwerking in een controlewachtrij staan tot een medewerker beslist.

Dit is een fictief scenario, geen bestaande klantcase.

Zo komt jouw documentstroom tot stand

  1. Documenten verzamelen

    Een representatieve, geanonimiseerde set.

  2. Velden & regels

    Wat moet eruit, en wanneer klopt het?

  3. Prototype

    Uitlezen en vergelijken met handwerk.

  4. Wachtrij & export

    Controle inrichten en koppelen.

  5. Live & bijsturen

    Afwijkingen volgen en regels verbeteren.

Controleerbaar van begin tot eind

Documenten bevatten vaak gevoelige gegevens. Daarom is helder wat er met elk document gebeurt en wie het mag zien.

  • Audittrail

    Per document zichtbaar wat er is uitgelezen en goedgekeurd.

  • Uitzonderingen

    Onzekere velden gaan nooit ongemerkt door.

  • Toegangsrechten

    Alleen bevoegde medewerkers zien de documenten.

  • Bewaartermijnen

    Niet langer bewaren dan nodig, vooraf afgesproken.

Vragen over documentverwerking

Werkt dit ook met gescande documenten?

Vaak wel, maar de kwaliteit van de scan bepaalt hoe betrouwbaar het uitlezen is. Dat testen we met jouw eigen voorbeelden.

Wat als elk document er anders uitziet?

AI kan omgaan met verschillende lay-outs. Voor sterk afwijkende documenten bekijken we of controle door een medewerker beter is.

Kan het koppelen met ons boekhoudpakket?

Dat hangt af van de koppelmogelijkheden van het pakket. We onderzoeken dit in de analyse.

Andere AI-oplossingen