Minder handwerk. Meer overzicht in je processen.
We verbinden de stappen die nu los van elkaar gebeuren: van mailbox en formulier tot CRM en agenda. AI helpt bij interpreteren, vaste regels bepalen wat er daarna mag gebeuren.
Zo werkt het
- TriggerNieuw formulier, e-mail of statuswijziging
- ValiderenZijn de gegevens compleet en juist?
- ClassificerenAI bepaalt type en urgentie
- ActieVoorstellen of uitvoeren, binnen vaste grenzen
Overtypen, kopiëren, nog eens controleren.
Informatie wordt vanuit mailboxen, spreadsheets en formulieren met de hand overgezet. Daardoor ontstaan wachttijden, fouten en dubbel werk.
Losse stappen worden één workflow.
We koppelen je systemen zodat gegevens automatisch doorstromen. AI helpt waar interpretatie nodig is; vaste regels en controles bepalen wat de workflow vervolgens mag doen.
Voorbeelden van trigger naar actie
| Als… | Dan… | Controle |
|---|---|---|
| Er komt een offerteaanvraag binnen | Gegevens controleren en een conceptrecord in het CRM klaarzetten | Medewerker keurt goed |
| Een afspraak wordt geboekt | Bevestiging versturen en de agenda van het team bijwerken | Automatisch, met log |
| Een order wijzigt van status | Klant informeren en een taak aanmaken bij afwijkingen | Melding bij fouten |
Systeemeisen
Automatiseren kan alleen als je systemen een koppeling toelaten, zoals een API of webhook, en er toegangsrechten zijn. Dat onderzoeken we vooraf.
Inzicht & monitoring
Je ziet wat de workflow heeft gedaan, wat er misging en wat nog wacht. Bij een storing volgt een melding in plaats van stilte.
Menselijke goedkeuring
Stappen met gevolgen, zoals iets versturen of verwijderen, laten we pas uitvoeren na akkoord van een medewerker.
Een installatiebedrijf met aanvragen via e-mail.
Na ontvangst van een aanvraag wordt de informatie gecontroleerd, gecategoriseerd en als conceptrecord in het CRM klaargezet. Een medewerker beoordeelt afwijkende aanvragen.
Dit is een fictief scenario, geen bestaande klantcase.
- 09:02
- Aanvraag ontvangen via info@-mailbox
- 09:02
- Gecategoriseerd als onderhoud warmtepomp
- 09:03
- Postcode ontbreekt: naar controlewachtrij
- 09:41
- Aangevuld en goedgekeurd door medewerker
- 09:41
- Record aangemaakt in CRM
Zo komt jouw workflow tot stand
Proces uittekenen
Elke stap, elk systeem, elke uitzondering.
Koppelingen toetsen
Welke systemen kunnen we bereiken?
Prototype
Eén afgebakende flow met testdata.
Foutafhandeling
Meldingen, logging en terugdraaien.
Live & meten
Doorlooptijd en handelingen vergelijken.
Een workflow moet ook goed falen
Systemen vallen weleens uit en invoer is niet altijd netjes. Daarom ontwerpen we vanaf het begin voor uitzonderingen.
Begrensde acties
AI voert nooit onbeperkt zakelijke handelingen uit.
Uitval opvangen
Time-outs, herhaalpogingen en een duidelijke melding.
Auditlog
Elke stap is terug te zien en te verklaren.
Testen met lastige invoer
Foutieve en tegenstrijdige data horen bij de test.
Vragen over workflowautomatisering
Moeten we nieuwe software aanschaffen?
Niet per se. We kijken eerst wat er met je bestaande systemen kan. Soms is een extra koppelplatform nodig; dat bespreken we vooraf.
Wat gebeurt er als een koppeling faalt?
Dan krijgt een verantwoordelijke een melding en blijft de taak klaarstaan, zodat er niets ongemerkt verloren gaat.
Kunnen we later stappen aanpassen?
Ja. Afspraken over onderhoud en wijzigingen leggen we vooraf vast.